L’assemblée générale de la copropriété (AG) est l’instance décisionnaire de la copropriété. Une fois par an obligatoirement, le syndicat des copropriétaires se réunit. Ce rendez-vous annuel est souvent négligé par les copropriétaires nombreux à ne pas y être présents et à oublier de s’y faire représenter. Pourtant, que l’on soit copropriétaire occupant ou copropriétaire bailleur, il faut s’y intéresser car l’AG concerne le lieu où nous vivons et/ou un investissement immobilier important. Cet article fait le point et propose des bonnes pratiques.
En amont de l’assemblée générale
L’assemblée générale est convoquée par le syndic dans un délai de 6 mois suivant l’arrêté des comptes de la copropriété. Si les comptes sont arrêtés au 31 décembre, elle doit donc avoir lieu avant fin juin (article 14.1 de la loi du 10 juillet 1965).
Le rôle du conseil syndical
En amont, le syndic propose au conseil syndical une date et un projet d’ordre du jour. Il doit obligatoirement se concerter avec le conseil syndical pour finaliser l’ordre du jour (article 26 du décret du 17 mars 1967) et le budget prévisionnel (article 18 de la loi du 10 juillet 1965).
Toujours en amont de l’AG, le conseil syndical doit aussi contrôler les comptes tenus par le syndic (article 26 du décret du 17 mars 1967).
Le mieux est de prévoir une réunion syndic/conseil syndical afin d’échanger de vive voix et de préparer ensemble cette assemblée générale (ordre du jour, comptes, budget, contrat de syndic).
De son côté, le conseil syndical doit rédiger un compte rendu de mandat, qui est une obligation (articles 11 et 22 du décret du 17 mars 1967). Ce compte-rendu doit être envoyé au syndic en temps et en heure afin que celui-ci le joigne à la convocation. Lire sur le blog de VUE SUR COUR l’article sur le conseil syndical. A noter : l’absence de compte rendu de mandat du conseil syndical ne peut pas invalider l’assemblée générale.
Le contenu de la convocation
La convocation contient :
• La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale
• l’ordre du jour : la liste des résolutions à voter et des points d’information
• le contrat du syndic (qui doit suivre le contrat-type loi ALUR : voir l’article sur le blog de VUE SUR COUR)
• le relevé général des dépenses, l’état des soldes des copropriétaires, et les 5 annexes comptables légales pour l’exercice clos
• le compte-rendu de mandat du conseil syndical
• les autres pièces venant en appui des différentes résolutions : devis, courriers…
L’envoi de la convocation
La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale par courrier recommandé avec accusé réception (LRAR). Depuis la loi ALUR, la lettre recommandée électronique (LRE) est autorisée. Attention, il ne s’agit pas d’un simple mail. Ces notifications sont délivrées par des tiers de confiance. Elles permettent de dématérialiser les échanges. Moins coûteuses que le recommandé postal, elles doivent être acceptées en amont par écrit par le copropriétaire qui peut changer à tout moment d’avis pour recevoir à nouveau les échanges par courrier postal.
Pour en savoir plus : lire cet article de l’ANIL
Avant l’assemblée générale
Les copropriétaires sont donc notifiés par lettre recommandés avec accusé réception. Première chose : bien récupérer le document et bien sûr, en prendre connaissance. Lire attentivement l’ordre du jour et toutes les pièces de la convocation. Etes-vous disponible pour être présent à l’AG ? Tâchez de l’être et de le noter dans votre agenda. Les absents ont toujours tort ! Sinon, à qui pouvez-vous confier votre pouvoir ? A un voisin de confiance, à un membre de votre famille ?
La récente loi ELAN (automne 2018) prévoit la possibilité de tenir l’AG par visio-conférence et le vote par correspondance mais il faut encore attendre les décrets d’application (courant 2019). Ces deux nouveautés ne vont pas sans poser des questions pratiques et juridiques.
Lire l’article de l’ARC (Association des Responsables de Copropriété) sur le sujet
Le jour de l’assemblée générale
L’AG est le seul moment de l’année où les copropriétaires sont réunis pour décider ensemble. Il ne faut pas manquer cette occasion de se rencontrer, de poser des questions, d’échanger et de s’impliquer.
Le déroulé de l’AG
La feuille de présence doit être signée par les personnes présentes et mandataires. Les pouvoirs qui ne sont pas attribués sont confiés au président de séance qui les distribuent aux copropriétaires présents.
Un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 10 % des voix du syndicat (nouveauté de la loi ELAN – novembre 2018).
Des époux copropriétaires peuvent recevoir chacun personnellement des délégations de vote.
Aucun mandat ne peut être confié au syndic ni à son préposé ni à des personnes ayant un lien familial avec eux (se référer au détail de la loi du 10 juillet 1965, article 22).
Le Président de séance est celui qui va prendre en main le bon déroulement de l’AG. Il prend la parole, lit les résolutions…Il faut un volontaire motivé ! Un membre du conseil syndical est potentiellement le mieux placé pour tenir ce rôle car il connaît bien la vie de l’immeuble. Il est bien de prévoir qui jouera le rôle de Président de séance en amont pour ne pas se retrouver avec un candidat par défaut. En aucun cas, ce ne peut être le syndic (idem s’il s’agit d’un syndic bénévole) ou son préposé. Celui-ci est traditionnellement le secrétaire de séance. Il prend la parole pour des points d’information, ajouter des précisions et donner des explications.
Le procès verbal de l’assemblée générale est établi durant la séance et est signé à la fin par le Président, le/les scrutateurs et le secrétaire.
Les résolutions obligatoires chaque année
• Nomination du président de séance
• Nomination du ou des scrutateurs
• Nomination du secrétaire de séance
• Information relative au contrôle des comptes (sans vote)
• Approbation des comptes de l’exercice clos
• Compte rendu du conseil syndical (sans vote)
• Budget prévisionnel pour l’année suivante
• Désignation du syndic et approbation du contrat (sauf en cas de vote d’un contrat de 3 ans).
• Nomination des membres du conseil syndical
• Détermination du montant du fonds travaux (5% au minimum du budget prévisionnel)
• Réalisation d’un Diagnostic Technique Global de l’immeuble
A noter : le « quitus donné au syndic » n’est pas une résolution obligatoire.
Selon la taille de la copropriété (notamment les petites copropriétés) et sa configuration (personnel d’immeuble…), d’autres résolutions peuvent être obligatoires ou s’avérer pertinentes. Par ailleurs, les résolutions doivent permettre de décider des actions pour l’année à venir qui vont contribuer au bon entretien et à la bonne administration de l’immeuble.
Les règles de majorité
Les résolutions sont votées selon des règles de majorité différentes.
• Majorité de l’article 24, soit la majorité des copropriétaires présents ou représentés. Cette majorité est la plus fréquente.
• Majorité de l’article 25, soit la majorité de toutes les voix du syndicat des copropriétaires. Si la résolution a obtenu un tiers de voix pour, il est envisageable pour de très nombreuses résolutions de procéder à un nouveau vote immédiatement à la majorité de l’article 24.
• Majorité de l’article 26, dite de la double majorité. La première majorité à réunir est la majorité des copropriétaires en nombre. La seconde majorité à réunir est celle des 2/3 des voix du syndicat des copropriétaires.
• L’unanimité est requise pour certaines résolutions rares.
Autres fonctions de l’assemblée générale
Outre la prise de décisions, l’assemblée générale peut aussi être l’occasion pour le syndic de rappeler un certain nombre de règles (paiement des charges, respect du règlement de copropriété…) et de faire des points d’information. Un bilan de l’année écoulée peut aussi être fait. Les mouvements au sein de la copropriété (départs, arrivées) peuvent être indiqués et c’est aussi l’occasion pour les nouveaux copropriétaires de se présenter.
Même si l’AG doit répondre à un formalisme certain, rien n’empêche d’introduire plus de convivialité et de communication, voire même de finir par un verre, ce qui est d’ores et déjà le cas dans certaines copropriétés.
Après l’assemblée générale
Le procès verbal de l’AG est notifié dans le mois qui suit l’assemblée générale (c’est une nouveauté de la loi ELAN de novembre 2018. Auparavant le délai de notification était de 2 mois maximum). Il est envoyé en courrier simple aux présents/représentés non opposants, et par courrier recommandé (LRAR) ou recommandé électronique (LRE) aux défaillants et aux opposants.
Les défaillants et les opposants ont deux mois à partir de la notification pour contester en justice des décisions (article 42 de la loi du 10 juillet 1965).
Les décisions qui ont été votées en AG doivent être mises en œuvre sans délai par le syndic. Elles s’imposent à tous les copropriétaires, notamment les décisions de travaux (et les appels de fonds qui vont avec) quand bien même on aurait voté contre.
Pour mettre en œuvre les travaux pris à la majorité des articles 25 et 26, le syndic attendra, sauf travaux urgents, la fin du délai de contestation (article 42 de la loi du 10 juillet 1965).
L’assemblée générale dite ordinaire a lieu une fois par an pour traiter de tous les sujets courants. Il est toujours possible en cours d’année de convoquer une assemblée générale supplémentaire (appelée par certains syndics extraordinaire), par exemple pour voter des travaux urgents. Par ailleurs, certains règlements de copropriété prévoient des assemblées générales « spéciales » qui ont pour objectif de réunir les copropriétaires uniquement concernés par le sujet (par exemple, les copropriétaires d’un bâtiment ou du parking).
Pour en savoir plus
Pour des informations encore plus détaillées sur l’assemblée générale, consulter ce dossier de l’ANIL (Agence Nationale pour l’Information sur le Logement).
Les deux textes de loi de référence :
La loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
Le décret du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965
VUE SUR COUR ET L'ASSEMBLEE GENERALE
Pour VUE SUR COUR, l’assemblée générale est un moment qui doit être préparé avec soin avec le conseil syndical. Une réunion de travail est calée environ 2 mois en amont. Cette réunion est toujours incluse dans le forfait d’honoraires de VUE SUR COUR.
