CONSEIL SYNDICAL DE COPROPRIETE : COMMENT MIEUX L’ORGANISER ET LE DYNAMISER ?

« Pas de bonne copropriété sans bon conseil syndical ». En effet, le conseil syndical joue un rôle-clé dans la gouvernance de l’immeuble. Pourtant, les conseils syndicaux sont souvent confrontés à des difficultés pour bien fonctionner, accomplir totalement les missions qui leur incombent et aussi tout simplement pour trouver des volontaires. N’y aurait-il pas une autre façon d’aborder ce sujet ? Et si participer au conseil syndical pouvait être enthousiasmant ? Cet article a pour objectif de proposer quelques pistes pour un conseil syndical mieux averti, plus efficace et plus fédérateur.

Le fonctionnement et le rôle du conseil syndical selon la loi

Trois entités sont décrites dans la loi de 1965 qui définit le statut de la copropriété et son mode de gouvernance : le syndicat des copropriétaires, le conseil syndical et le syndic.
Par principe, une copropriété doit avoir un conseil syndical. La loi permet de ne pas en avoir mais dans ce cas, il faut le décider par un vote à la double majorité de l’article 26 lors de l’assemblée générale.
Il est fortement déconseillé de ne pas avoir de conseil syndical. En effet, le conseil syndical a un rôle consultatif d’assistance et de contrôle du syndic. C’est donc un contre-pouvoir. Plus largement, le conseil syndical peut être consulté par le syndic sur tout sujet ou peut lui-même se saisir d’un sujet. Par ailleurs, il est l’interlocuteur du syndic et l’intermédiaire entre le syndic et les copropriétaires.

Qui peut être membre du conseil syndical ?

Le conseil syndical est composé de membres élus à la majorité de l’article 25 et 25.1. La majorité des voix du syndicat des copropriétaires doit être obtenue. Si la majorité absolue n’est pas atteinte mais que la candidature a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, il peut possible de procéder immédiatement à un second vote à la majorité de l’article 24, soit à la majorité des copropriétaires présents ou représentés.

Les membres sont des bénévoles. Leur nombre n’est pas limité par la loi. La durée du mandat est de 3 ans maximum, renouvelable. La plupart du temps, les membres du conseil syndical sont élus chaque année pour un an.

Tous les copropriétaires, la personne mariée ou pacsée avec un copropriétaire, le représentant légal du copropriétaire ou encore l’usufruitier peuvent être membres du conseil syndical. Ne peuvent pas être membres du conseil syndical : le syndic et sa famille (même s’ils sont copropriétaires), ses salariés, le gardien et l’employé de l’immeuble (même s’ils sont copropriétaires) .

Le conseil syndical élit en son sein un Président qui sera l’interlocuteur principal du syndic et aussi le coordonnateur des actions du conseil syndical. A noter : Ce Président n’est pas le Président du syndicat des copropriétaires, fonction qui n’existe pas.

Quelles sont les missions du conseil syndical ?

Chaque année, le syndic doit préparer l’ordre du jour de l’assemblée générale et le budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical. Préalablement à l’assemblée générale, le conseil syndical doit contrôler les comptes. Le conseil syndical est aussi consulté par le syndic au cours de l’année pour toute dépense engagée à partir d’un certain montant (montant voté en assemblée générale).

Le syndicat des copropriétaires peut déléguer au conseil syndical une partie de son pouvoir décisionnel par un vote en assemblée générale. Cette délégation se fait à la majorité de l’article 25 quelque soit son objet. Elle porte sur un élément précisément déterminé (par exemple choix d’une entreprise) et doit être bien encadrée (par exemple, montant maximum de la dépense, délai).

Par ailleurs, la loi ALUR en 2014 a assigné une nouvelle mission au conseil syndical : remettre en concurrence le syndic tous les 3 ans. Lire l’article sur ce sujet sur le blog de Vue sur cour.

Enfin, le conseil syndical doit rendre compte de son mandat lors de l’assemblée générale. Ce compte rendu doit être fait par écrit et joint à la convocation à titre informatif. Lors de l’assemblée générale, il sera lu, présenté et/ou commenté. Ce rapport écrit est important. Il permet de valoriser le travail effectué par le conseil syndical, d’informer les copropriétaires qui ne peuvent être présents à l’assemblée générale et de garder une trace des actions.

Toutes les missions ci-dessus sont inscrites dans la loi du 10 juillet 1965 et le décret d’application du 17 mars 1967.

De quels moyens dispose le conseil syndical ?

Le syndic doit mettre à la disposition du conseil syndical tous les documents de la copropriété : contrats, factures, correspondances, comptes, feuilles de présence…
La loi ALUR en 2014 a rendu obligatoire la mise à disposition d’un extranet par le syndic. Le conseil syndical doit disposer d’un espace avec des informations qui lui sont réservées. En revanche, la loi n’indique pas pour le moment le contenu de l’extranet. Plus il sera exhaustif, plus la communication sera facilitée.
Pour en savoir plus sur le contrat de syndic loi Alur, lire l’article sur le blog de Vue sur cour

La responsabilité du conseil syndical

Le conseil syndical n’a pas de personnalité morale. Sa responsabilité ne peut donc pas être engagée. En revanche, la responsabilité civile des conseillers syndicaux peut être engagée en cas de faute grave avérée.

Comme on le voit, l’engagement dans un conseil syndical n’est pas à prendre à la légère. Comme tout engagement bénévole, il faut s’engager pour l’intérêt général de la copropriété et le faire avec cœur. Voyons à présent comme cela se passe dans la pratique.

Pour tester vos connaissances : quiz en 7 questions sur le conseil syndical de copropriété sur le blog de Vue sur cour

Portraits-robots de conseils syndicaux : que ceux qui reconnaissent une situation vécue lèvent la main !

Certains conseils syndicaux sont d’ores et déjà très bien structurés et très dynamiques. Mais d’autres se heurtent à des difficultés diverses et variées dans l’exercice de leur mandat. Cela est rarement faute de bonne volonté mais plus certainement par manque d’information, de formation et de modèles inspirants. Esquissons ici une typologie des dysfonctionnements les plus courants.

Le conseil syndical par défaut

Lors de l’assemblée générale, il arrive qu’il n’y ait aucun candidat volontaire. Les personnes se présentent alors « sous la pression » ou « par devoir ». Ils le font donc à contre-cœur. Le résultat est qu’ensuite ces personnes s’impliquent peu et ne remplissent pas la mission. Il est difficile de leur en faire grief puisque la copropriété n’avait pas de candidat motivé. C’est une situation courante dans les immeubles.

Le conseil syndical déséquilibré

Au sein du conseil syndical, une personne prend en charge la totalité du travail. La plupart du temps, c’est aussi le/la président(e) du conseil syndical. Les autres membres du conseil syndical et tous les copropriétaires se reposent sur elle. Parfois, elle a choisi de tenir ce rôle prépondérant mais pas toujours. Elle le fait pour différentes raisons : s’occuper de la copropriété et du «bien commun» l’intéresse, c’est une personne de devoir qui a à cœur de faire avancer les choses, c’est une personne plus disponible que d’autres (à la retraite, à mi-temps…). Parfois, les motivations peuvent être plus complexes et l’implication trop forte. Dans tous les cas, ce type de fonctionnement reposant sur une personne-clé n’est pas sain ni pour elle, ni pour le conseil syndical et l’immeuble. Ce qui a convenu pendant un temps à tout le monde finit par déranger, agacer, voire aboutit à des situations de crise.

Le conseil syndical muet

Ce conseil syndical est impliqué et fait de son mieux. Il pêche toutefois par une absence de communication. Parfois même lors de l’assemblée générale, ce conseil syndical ne rend pas compte de ses actions. Il est totalement surpris que les autres copropriétaires ne soient pas plus reconnaissants. Il ne se rend pas compte que son absence de communication est vécue par certains comme une confiscation de la concertation et un manque de transparence. Aussi, ce type de conseil syndical prend le risque de l’isolement et du rejet par les autres copropriétaires.

Le conseil syndical clanique

Les membres du conseil syndical se sont au fil des années organisés en clan, en « bande à part ». Ils pensent connaître l’immeuble mieux que les autres. Ils s’entendent bien et vendent le fait qu’ils sont efficaces ensemble. Premier écueil grave : une personne qui souhaiterait s’investir dans le conseil syndical est très vite découragée par l’attitude des autres membres. Elle finit par ne pas se représenter. Second écueil : l’avis du clan prime, les avis des autres copropriétaires sont inaudibles, ou bien encore les membres du clan sont copropriétaires dans un bâtiment et ne s’occupent pas de/des autres bâtiments… L’aveuglement du clan peut conduire la copropriété dans des situations compliquées et à rendre l’atmosphère difficilement respirable.

Et aussi…

Nous pouvons aussi évoquer le conseil syndical divisé (au sein du conseil syndical, des personnalités entrent en conflit), le conseil syndical autocrate (dérive autoritaire du président ou du conseil dans son entier) et le conseil syndical hors la loi (détournement du conseil syndical à des fins personnelles). Les fonctionnements décrits peuvent s’additionner au sein du même conseil syndical. On trouve couramment des conseils syndicaux par défaut et muets. Cela semble cohérent !

Certaines difficultés peuvent aussi venir d’un seul ou de quelques membres. Souvent ces personnes sont au conseil syndical pour de mauvaises raisons : pouvoir être mieux informées que les autres copropriétaires, contrôler le travail des membres du conseil syndical…

Il n’est question ici que de relations humaines et on retrouve les mêmes situations dans le milieu professionnel et dans d’autres activités associatives et bénévoles. L’idéal n’existe pas mais on peut néanmoins poser un cadre, des règles qui permettraient de mieux fonctionner. Comment ?

Des pistes concrètes pour un conseil syndical mieux organisé et plus fédérateur

Comme on l’a vu, la loi pose quelques règles de fonctionnement mais assez légères. Parfois, le règlement de copropriété peut contenir des points sur le conseil syndical mais cela reste rare.

Pourquoi alors ne pas être plus créatifs ? Il faut prendre collectivement le sujet en main, se donner des buts et fixer un cadre. La taille de la copropriété, sa configuration et ses spécificités sont aussi à prendre en compte. Il s’agit d’organiser un travail d’équipe, le plus collaboratif possible. Quand on part de zéro, ce travail de cadrage peut sembler un peu lourd à mettre en place mais cela en vaut la peine. Ensuite, l’organisation sera plus fluide, le travail mieux réparti et plus efficace, et le tout bien plus gratifiant.

L’idéal serait de rédiger une charte de fonctionnement du conseil syndical. Cette charte peut être ensuite présentée et approuvée en assemblée générale à la majorité de l’article 24. Elle peut évoluer dans le temps et revotée. Elle permet de valoriser et de pérenniser le travail d’organisation réalisé.

Les membres du conseil syndical

Quelques conseils :

• Ne pas limiter le nombre de membres a priori. Toutes les bonnes volontés qui ont pour motivation l’intérêt général doivent être les bienvenues. Plus le conseil syndical rassemble et fédère, plus la copropriété dans son ensemble ira de l’avant. Le conseil syndical sera riche des compétences, talents et engagements de ses membres.
• Veiller à ne pas créer de scission entre « anciens » et « nouveaux » dans la copropriété. Les « anciens » doivent accueillir les « nouveaux » et les « nouveaux » doivent agir avec diplomatie. La « copropriété » est un lieu d’affects…
• Préférer dans l’idéal un nombre impair. En cas de vote au sein du conseil syndical, cela permettra une prise de décision plus simple.
• S’il y a plusieurs bâtiments ou plusieurs escaliers, veiller à ce qu’il y ait des représentants pour chacun de manière équilibrée.
• Quand cela est possible, privilégier la parité homme/femme et l’intergénérationnel.
• Faire voter à chaque assemblée la désignation des membres pour ne rien figer et intégrer les personnes qui ont envie de rejoindre le conseil syndical.
• Rendre possible le fait d’avoir des « membres associés ». Ces membres ne sont pas élus mais à un moment de l’année, ils proposent de monter des actions ou sont invités à participer à une réunion du conseil syndical. Cela permet notamment d’intégrer les locataires.

Se fixer des objectifs

Assistance et contrôle du syndic : il est vrai que le rôle peut sembler un peu rébarbatif. Mais pourquoi le conseil syndical ne se fixerait pas des objectifs plus larges ? Pourquoi ne pas voir plus grand ? Ces objectifs peuvent être variés, uniques ou pluriels. On peut même imaginer qu’une équipe se présente au conseil syndical. Elle a préparé un projet qu’elle présente lors de l’assemblée générale. D’autres copropriétaires pourraient rejoindre cette équipe. Comme on peut l’imaginer, cette approche est plus dynamique et enthousiasmante. Il ne faut pas penser qu’elle soit réservée à des habitats participatifs ou à un syndicat coopératif.

Quelques idées :

• Optimiser le budget pour dégager une marge de manoeuvre pour des travaux et embellissements : cet objectif peut aller de soi mais formulé ainsi il va donner une impulsion plus forte. Il est ensuite traduit en plan d’actions : mettre en concurrence les prestataires, faire le tri dans les contrats, examiner les travaux simples qui permettraient dans un second temps des économies, proposer de voter un diagnostic technique global ou un audit glogal, lister les travaux prioritaires et les planifier…
• Préparer la copropriété à la transition écologique. Actions : revoir le contrat d’entretien de la chaufferie, changer de fournisseur d’électricité, intégrer la dimension économies d’énergie dans le prochain ravalement, isoler les combles, mieux trier les déchets, mettre en place un compost dans la cour, lancer un défi zéro déchet…
• Mieux se connaître et mobiliser les habitants de la copropriété. Actions : développer la communication (affichage des informations, mettre en place une solution de communication en ligne), créer une boîte à idées ou un questionnaire en ligne, organiser un pot des voisins, mieux associer les locataires…

Bien entendu, certaines actions relèvent du travail du syndic et le conseil syndical est juste là pour jouer un rôle consultatif, donner un avis sur des propositions de contrat, de travaux. D’autres ne nécessitent pas de budget mais la mobilisation des habitants. L’ensemble de ces actions structurées dans un plan pluri-annuel permet de donner du sens dans la durée.

Les tâches et missions du conseil syndical

Il y a des tâches et missions classiques concernant l’entretien et la conservation de l’immeuble et sa bonne gestion qui doivent être impérativement réalisées dans le cadre du rôle d’assistance et de contrôle du syndic et de l’animation du conseil syndical, notamment :

• Concevoir le rétro-planning annuel, avec le syndic pour certaines réunions
• Préparer les ordres du jour des réunions du conseil syndical
• Rédiger et diffuser les comptes-rendus de réunions du conseil syndical
• Préparer l’ordre du jour de l’assemblée générale avec le syndic
• Elaborer le budget prévisionnel avec le syndic
• Contrôler les comptes avec le syndic
• Rédiger le compte rendu de mandat annuel pour l’Assemblée générale
• Maintenir les boîtes aux lettres et l’interphone (organisation variable selon les immeubles)
• Suivre les travaux, rencontrer les entreprises
• Suivre le juridique (procédures…), les contrats (assurance, autres prestataires)
• Communiquer vers les copropriétaires (par affichage, mail…)

Comme vu plus haut, en plus des actions incontournables, d’autres missions peuvent être définies en cohérence avec les grands objectifs fixés.

Quelques idées :

• Comité des fêtes : pot des voisins, décoration de noël…
• Cellule Médiation entre voisins
• Référents développement durable / zéro déchet
• Référents culture & loisirs
• Référents partage / solidarité
• Référents conseil de quartier / veille mairie d’arrondissement

Qui fait quoi ?

Il faut répartir les missions au mieux selon les goûts, talents et envies des membres. On peut aussi aller chercher des compétences dans l’immeuble, faire un appel à candidature en amont de l’assemblée générale. Des binômes peuvent aussi être mis en place.
La préparation du rétro-planning et des ordres du jour des réunions ainsi que la préparation de l’assemblée générale sont des missions plutôt dévolues au président du conseil syndical avec la collaboration des autres membres.
Au fil des ans, il est bien que les membres changent de rôle ou s’adjoignent un binôme. Un regard neuf est toujours utile. Il faut que cela reste souple, sinon on risque de retomber dans un système rigide incapable d’associer les nouveaux.

Le rôle du Président du conseil syndical est particulier. Il doit fédérer et animer. Il est le contact privilégié du syndic et il a aussi dans certaines situations un rôle particulier à jouer. Ce sujet fera l’objet d’un article à part sur le blog de Vue sur cour.

Quel planning ?

Il faut prévoir un planning sur une année avec l’ensemble des réunions et prévoir un ordre du jour pour chaque réunion. Pour les réunions et visites avec le syndic, les dates et ordres du jour sont vus ensemble. Ne pas être trop gourmand, être réaliste sur le programme. Mieux vaut faire peu mais bien dans la durée.

Quels moyens pour réaliser ces missions ?

Ces moyens peuvent être matériels. Par exemple, pour communiquer un panneau d’affichage et un groupe Whatsapp ou Facebook, pour s’informer et se former des moyens documentaires … Il faut prévoir une petite ligne au budget pour les besoins du conseil syndical. Dans les moyens, il y a aussi les méthodes de travail, les processus. Ils sont cruciaux. Ce sont eux qui vont faire la différence. Par exemple, les règles de communication au sein du conseil syndical, avec le syndic, avec les copropriétaires, avec l’ensemble des habitants. Quelle information utile, pour qui, à quel moment, par quel canal ? Il faut répondre à cette question pour ne pas faire trop ou pas assez et se coordonner avec les actions du syndic. Les processus de prise de décision au sein du conseil syndical doivent aussi être formalisés.

Limites du rôle du conseil syndical

Le conseil syndical ne peut pas et ne doit pas se substituer au syndic. Le syndic a de son côté un ensemble de missions et de tâches pour lesquelles il est rémunéré et dont il est seul responsable. En revanche, il faut une synergie entre les actions du syndic et celles du conseil syndical et une excellente coopération et communication entre eux.

De même, le conseil syndical ne doit en aucun cas outrepasser son rôle et bien respecter le syndicat des copropriétaires et l’assemblée générale des copropriétaires, seule instance décisionnaire de la copropriété.

Membre du conseil syndical : demain, un engagement bénévole comme un autre ?

Aujourd’hui, peu de personnes quand on les interroge sur leurs activités vont dire « je suis bénévole au sein de ma copropriété, membre du conseil syndical et en suis très heureux. » Pourquoi ? Parce que cela est actuellement souvent vécu comme une action peu valorisante, voire pénible, réservée en outre à des propriétaires. On en parle à la rigueur entre pairs, pour se plaindre du peu de reconnaissance que l’on reçoit. Mettre en place les actions préconisées ci-dessus permet d’entrer dans une dynamique collective nouvelle qui donne du sens à son engagement et le rend plus valorisant et joyeux.

Conclusion

Les pistes d’organisation évoquées ci-dessus peuvent sembler disproportionnées à certains qui aujourd’hui sont loin de fonctionner ainsi. Pourtant, elles correspondent aux besoins d’une copropriété vivante et saine quelque soit sa taille. Les copropriétés qui fonctionnent déjà en partie comme cela pourront nous apporter leurs témoignages.

Dans certaines copropriétés, les membres du conseil syndical doivent se remettre en question et s’interroger sur leurs motivations profondes, sur leur satisfaction dans ce rôle et sur celle des copropriétaires par rapport à leur travail. Si cette remise en question n’a pas lieu, rien n’empêche un collectif de copropriétaires de proposer un projet alternatif et une équipe pour un autre conseil syndical à la prochaine assemblée générale.

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La loi du 10 juillet 1965 et notamment l’article 21 sur le conseil syndical
A lire sur le site de Légifrance

Le décret du 17 mars 1967 portant application de la loi du 10 juillet 1965
A lire sur le site de Légifrance